Bulgarian
EnglishПримери, въпроси и отговори относно СУПТО на страницата на НАП
Източник: http://nap.bg/
Съгласно § 1, т. 84 от ДР на ЗДДС „софтуер за управление на продажбите в търговския обект“ (СУПТО) е всеки софтуер или модул от софтуер, независимо от технологиите за реализацията му, използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обект, за които е налице задължение за издаване на фискален бон.
Съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. „управление на продажбите“ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.
Речниковото значение на думата „процес“ е последователна смяна на състоянието в развитието на нещо (ход-развой). Задължително изискване, заложено в определението, е обработката на информацията да бъде автоматизирана. Това означава, че софтуерът автоматизирано следва да обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и да отразява тяхното предоставяне/заплащане. Точно тази автоматизирана обработка и наличието на посочената информация дава възможност на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси (напр. стоки, материали, човекочасове, заетост на стаи и др.).
В зависимост от спецификата на осъществяваната дейност, моментът на заявяването и предоставянето на стоката/услугата могат да съвпадат като време, но е възможно да има времеви интервал между заявяването и предоставянето.
В случаите, в които за целите на дейността на задълженото лице се използват отделни софтуери/модули, обезпечаващи цялостната дейност и организация на работа на лицето, например изчислителни програмни продукти, програми за управление на човешките ресурси, статистически и анализаторски софтуери и др., за СУПТО ще се считат тези от тях, които притежават посочените по-горе характеристики. Няма пречки СУПТО да има и други функционалности, извън посочените, както и да подава/получава информация към/от други софтуерни модули/продукти.
Примери
Пример 1
В търговски обект се използва софтуер, чрез който се регистрират всички продажби, извършвани в този обект. В софтуера се въвежда, автоматизирано се обработва и се съхранява в база данни информация за всяка продажба - количество, вид и продажна цена стоките/услугите и се отразява тяхното предоставяне/заплащане. В обекта не се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, например плащанията за извършваните продажби се получават само по банков път.
В посочения пример използваният в обекта софтуер не е софтуер за управление на продажбите (СУПТО), съответно той не следва да отговаря на изискванията на наредбата.
Пример 2
В хипотезата на Пример 1, но с разликата, че за част от плащанията за продаваните стоки/услуги е налице задължение за издаване на фискален бон, например извършват се плащания в брой или с банкова карта.
В този случай софтуерът е СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г.
Пример 3
В търговски обект за продажба на стоки (магазин, склад на едро, аптека) чрез софтуер се въвежда информация за вида и количеството на продаваните стоки. От поддържани от софтуера номенклатури автоматизирано се извлича информация за продажните цени на стоките и се формира обща стойност на продажбите. Приключването на продажбата се отразява в софтуера, като се въвеждат начинът на плащане и/или предоставянето на стоката.
В посочения пример софтуерът представлява СУПТО, независимо от наличието на различни възможности за плащане (отложено, частично, смесено – в брой и по банков път и др.) и за предоставяне на стоките (изцяло в момента на плащане, в допълнително уговорен срок и др.)
Пример 4
Чрез софтуер за обслужване на дейността на заведение за хранене се въвежда информация, свързана не само с поръчките/продажбите в ресторанта, но и с доставките на стоки и напитки, резервация на маси, работен график на сервитьорите и работниците в кухня и др. Осигурява се комуникация между направените от клиентите поръчки и подаваната информация към кухнята и питейния бар. Отразяват се плащанията.
Софтуерът, обслужващ дейността на заведението за хранене, е СУПТО. Той би бил такъв и при наличие само на функционалност, ограничаваща се до отразяване на направените от клиентите поръчки и тяхната обработка с оглед формирането на обща стойност на всяка поръчка (продажба) и отразяване на плащането им.
Пример 5
Дружество използва софтуер за фактуриране в обект, в който има въведено в експлоатация фискално устройство и се извършват плащания, за които съгласно чл. 3 от Наредба №Н-18/2006 г. се изисква издаване на фискален бон. Чрез софтуера се въвежда информация, необходима за издаването на фактура: посредством менюта се избират контрагент, видове стоки, цени и др. Софтуерът формира обща стойност и отпечатва фактурата на печатащо устройство. В базата данни на софтуера се съхранява информация за издадените фактури, вкл. вид, количество, продажна цена на фактурираните стоки/услуги.
Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.
Пример 6
Задължено лице извършва продажби на стоки чрез електронен магазин. За всяка направена поръчка от клиенти на електронния магазин в базата данни се съхранява информация за вида, наименованието, единичната цена, количеството и общата стойност на поръчаните стоки. Отразява се статусът на всяка поръчка от заявяването й до предоставянето на стоките на клиента.
Описаният в примера софтуер представлява СУПТО и следва да отговаря на всички изисквания на Наредба №Н-18/2006 г., вкл. да е свързан и да управлява въведеното в експлоатация в обекта фискално устройство.
Отговори на постъпили в НАП въпроси по прилагането на Наредба №Н-18/2006 г.
Въпрос: Софтуерът е собственост на счетоводна къща, която предоставя достъп до софтуера на клиентите си, които изцяло си водят он-лайн всички покупки, продажби (в т.ч. издаване на фактури в брой), производство, оферти и всички останали дейности, които още с издаването на съответния документ си извършват и съответните счетоводни записвания. В този случай следва ли счетоводната къща да декларира нещо съгласно изискванията на Наредбата и ако следва, то в какво качество - като разпространител ли?
Отговор:
1) Софтуерът трябва да отговаря на изискванията на Наредба №Н-18/2006 г., тъй като се ползва от лица (клиенти на счетоводната къща), за които е налице задължение за издаване на ФБ съгласно чл. 3 ал. 1 от наредбата.
2) От така зададения въпрос се разбира, че ползването на софтуера е услуга (тип SaaS), която счетоводната къща предоставя на клиентите си. Декларацията за софтуера следва да бъде подадена от неговия производител, като счетоводната къща следва да прецени дали се явява такъв. /За да бъде разпространител, Счетоводната къща следва да разполага с договор за разпространение./
Въпрос: Софтуер за фактуриране, който не следи наличности, но с който са фактурирани продажби, които са платени и в брой, счита ли се за СУПТО?
Отговор: В случай, че софтуерът обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, следва да се счита за СУПТО.
Въпрос: Търговски обект работи с ЕКАФП и фискални бонове се издават в ръчен режим. Касиерът/операторът/счетоводител въвежда информация за продадените стоки (след продажбата им) в Складов/счетоводен софтуер. Отговаря ли този Складов/счетоводен софтуер на определението за СУПТО?
Отговор: Ако складовият/счетоводният софтуер се използва в търговския обект, в който се извършват продажбите и в който е въведено в експлоатация ФУ, и в този софтуер се въвежда, обработва и съхранява в база данни информация за количество, вид и продажна цена на продадените стоки, то този софтуер е СУПТО и той трябва да е свързан с ФУ и да го управлява.
Въпрос: Търговски обект работи със специализиран софтуер за управление на ФУ /ССУФУ/. ССУФУ подържа номенклатура на продаваните стоки, цени и баркодове, но не информация за складови наличности и няма възможност да се издават фактури. Периодично, ръчно или автоматично, натрупаната информация за продажбите в ССУФУ се извлича в електронен вид /файл/ и се използва/импортира в Складов/счетоводен софтуер. Отговаря ли при тази хипотеза този Складов/счетоводен софтуер на определението за СУПТО?
Отговор: В случай, че софтуерът (специализираният софтуер за управление на ФУ - ССУФУ) автоматизирано обработва и съхранява в база данни въвеждана информация за количество, вид и продажна цена на заявени от клиент стоки и/или услуги и отразява тяхното предоставяне/заплащане, то той е СУПТО. Следва да се има предвид, че при обработката на тази информация софтуерът отразява намалението/движението на продаваните стоки и/или услуги, което позволява на търговеца да проследи връзката между извършваните продажби и използваните за тях ресурси. В тази връзка, отразяването продажбата на стоката и съхраняването на информацията за нея в БД, позволява на търговеца да разполага с информация, която служи за проследяване на наличностите от тази стока.
Въпрос: Мога ли да използвам софтуер, който не е от списъка на СУПТО, публикуван в НАП, при условие, че той не генерира продажби, но може например да брои стоково-материални запаси?
Отговор: Да, можете, при условие че единствената функционалност на софтуера е броене.
Въпрос: Използва се софтуер, който дигитализира някои от следните фирмени операции като доставка, продажба, връщане, изплащане и прехвърляне на стока от един склад в друг склад. Целта му е впоследствие да се генерират различни необходими документи към тях, като например стокова разписка, приемо-предавателен протокол, фактура за продажба. Такъв тип софтуер задължително ли трябва да е свързан с касов апарат, при условие че няма такава разработена функционалност към него?
Отговор: Описаната функционалност на софтуера попада в обхвата на определенията за „софтуер за управление на продажбите“ съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) и „управление на продажбите“ съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18/2006 г. В случай, че този софтуер се използва в търговски обекти, в които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредба Н-18/2006 г. е налице задължение за издаване на фискален бон, т.е. извършват се например плащания в брой, с дебитна или кредитна карта и др., то той трябва да бъде свързан с фискално/и устройство/а (ФУ). Фактът, че към момента няма разработена функционалност за връзка към ФУ, не може да бъде причина за изключване на софтуера от изискванията на Наредба Н-18/2006 г. и такава функционалност трябва да бъде разработена.
Въпрос:В търговски обект се използва фискално устройство (ФУ), което не се управлява от софтуер за управление на продажбите. Следва ли издаваните от устройството фискални бонове (ФБ) да съдържат УНП?
Отговор: Фискалните бонове, разпечатани от ФУ, които не работят под управлението на софтуер за управление на продажбите (СУПТО), не следва да съдържат уникален номер на продажбата /УНП/.
В случай, че в обекта се използва СУПТО, софтуерът задължително трябва да управлява всички фискални устройства в този обект.
Въпрос:Какво се визира под плащане по продажба? Как се третират абонаментните плащания за продажба или плащания за продажби на лизинг?
Отговор:По силата на чл. 25, ал. 1, т. 1 от Наредба № Н-18/2006 г., независимо от документирането с първичен счетоводен документ, задължително се издава фискална касова бележка от ФУ или касова бележка от ИАСУТД за всяка продажба, извършвана от лицата по чл. 3, ал. 1 - за всяко плащане с изключение на случаите, когато плащането се извършва чрез внасяне на пари в наличност по платежна сметка, кредитен превод, директен дебит, чрез наличен паричен превод или пощенски паричен превод. Съгласно Наредба Н-18/2006 г., чл. 25, ал. 3, фискалната касова бележка в случаите по ал. 1 се издава при извършване на плащането. Лицата по чл. 3 са длъжни едновременно с получаване на плащането да предоставят на клиента издадената фискална касова бележка.
Следва да се има предвид и изискването, посочено в Приложение №29, т. 10, а именно - при плащане по въведена в софтуера продажба, за което съгласно изискванията на настоящата Наредба следва да бъде издаден ФБ, софтуерът задължително подава към фискалното устройство уникалния номер на продажбата за включването му във ФБ. Когато плащанията по продажбата са повече от едно, уникалният номер на продажбата се включва в издавания ФБ за всяко плащане, включително и в Сторно-ФБ, ако такъв бъде издаден.
Въпрос:Какво се разбира под "пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивната БД на използвания в обекта софтуер за управление на продажбите"?
Отговор:При извършване на контролни действия в търговски обект, в който се използва СУПТО, лицата следва да осигурят достъп до софтуера, конфигурирания в него одиторски профил, устройствата, с които работи софтуера и пълен достъп до информацията от текущата и архивните бази данни, създавана от този софтуер – както чрез интерфейса на софтуера, така и чрез директен достъп до създаваната от него база данни (БД). В хипотезата на т. 21 от Приложение №29 този достъп ще се осигурява не на място в търговския обект, а на адреса, посочен от лицето съгласно т. 19 от Приложение №32.
Въпрос:В случаите, в които се издават Ръчни касови бележки за продажба/сторно и след това се въвеждат във ФУ с един сумарен фискален бон съответно за продажба и сторно, какъв УНП следва да се конфигурира и визуализира върху Фискалния бон?
Отговор:При възстановяване работата на ФУ разпоредбата на чл. 40, ал. 5 задължава лицата да предадат, чрез ФУ сумарния оборот, натрупан при работа с касови бележки от кочан. В наредбата не е поставено изискване за посочване на УНП при предаване на сумарен оборот.
Въпрос:В случаите на "служебно въведени" и "служебно изведени" суми, необходимо ли е за "служебно изведените" суми да има ФБ и съответно той да съдържа УНП?
Отговор:Не. Функциите „служебно въведени“ и „служебно изведени“ суми се използват при промяна на касовата наличност извън случаите на продажби/сторно операции.
Въпрос:Какво се визира под анулиране на продажба?
Отговор:Анулира се открита, но неприключена продажба. Съгласно т. 12 от приложение №29, при анулиране (пълно или частично) на открита, но неприключена продажба софтуерът задължително съхранява в базата данни пълна информация за анулираната продажба – уникален номер на продажбата, генериран при откриването й, анулирани стоки/услуги, количество, стойност, оператор и др.
Въпрос: Относно формирането на УНП - код на оператора - само цифри ли следва да съдържа или може и букви? На какъв език следва да са буквите, ако може да има такива? Какво правим ако използваме всички варианти на четири-цифрени числа?
Отговор:Наредбата не поставя ограничения при формирането на кода на оператора в УНП. Единственото изискване е този код да е уникален за системата и да съответства на поддържаната от нея номенклатурата на операторите.
Въпрос: Какво се има предвид по предоставяне на source-код, т.е. какво се очаква да бъде предоставено от производителите на софтуер?
Отговор:Съгласно чл. 52в, ал. 2, т. 3 от Наредба Н-19, заедно с подаването на декларацията по чл. 52б, производителят/разпространителят следва да предостави на НАП за софтуери, които се инсталират в среда на клиента, и: пълно описание на обектите в базата данни (БД), свързани с управлението на продажбите, вкл. таблици и предназначението им, връзки между тях, описание на полетата в таблиците, както и изпълним файл и source-кодът, от който е генериран изпълнимият файл, за достъп и извличане на данни от БД в структуриран четим вид с възможност за избор - от всички или от част от таблиците, с които работи софтуерът.
Изисква се единствено source-кода на изпълнимия файл, а не на софтуера.
Въпрос: Инсталацията на ФУ и софтуер за търговци с множество обекти, респективно голям брой ФУ e невъзможно да стане в рамките на ден или два. В тази връзка предвиден ли и преходен период преди 01.04.2019 г., в който да бъде възможно предаване на данни по новите изисквания.
Отговор:Да, електронната услуга, чрез която търговците ще подават информация за използвания софтуер в обектите си съгласно Приложение №32 от Наредба Н-18/2006 г. ще бъде готова по-рано и това ще бъде своевременно оповестено.
Въпрос: Съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС), SAP попада ли в обхвата на "софтуер за управление на продажбите". С други думи ще трябва ли да го декларираме?
Отговор:За всички софтуери или модули на софтуери, които попадат в обхвата на дадените в §1, т. 84 от ДР на ЗДДС и §1, т. 19 от ДР на Наредба Н-18 определения, следва да бъде подадена декларация от производител/разпространител за съответствие с изискванията на наредбата. В случая с ERP-системите, каквато е SАP, декларацията /за цялата система или за съответния модул за продажби/ следва да се подаде лицето, извършило внедряването и настройките на системата съобразно нуждите на потребителя, което на практика е разпространител на този софтуер.
Въпрос: Правилно ли е разбирането, че регистрираните по ЗДДС лица, които използват фискални принтери, са задължени да изпълнят изискванията на наредбата по отношение на софтуерите за управление на продажбите до края на март 2019 г., като съответно декларират данните по Приложение 32 в срок до 31 май 2019 г.? В случай на междувременно инсталиране на софтуер преди крайния срок - 31 март 2019 г., който софтуер вече е деклариран по новия ред от производител/разпространител, би следвало същият да се декларира до края на май 2019 г., а не в 7-дневен срок от инсталирането - моля да потвърдите, че разбирането ни е правилно.
ОтговорНа основание § 75, ал. 1 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. лицата по чл. 3, които са регистрирани по ЗДДС и използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на § 28 в срок до 31 март 2019 г. Тези лица подават информацията съгласно приложение № 33 в срок до 31 май 2019 г. Този режим е приложим за т.нар. заварени случаи при които лицата осъществяват дейност и използват софтуер. Срокът 31 март 2019 г. е максималният до който лицата следва да приведат дейността си в съответствие с изискванията и декларират ползвания от тях софтуер в срок до 31 май 2019 г.
На основание § 75, ал. 3 от ДР на Наредба № Н-18/2006 г. в случай че лицето започва дейността си след влизане в сила на § 28 за него са налице две възможности:
- Да осъществява дейността си по досегашния ред не по-късно от 31 март 2018 г., съответно в същия срок да приведе дейността си според изискванията на § 28.
- Да започне да осъществява дейността си в съответствие с изискванията на Глава седма „в“, като в срок до 7 дни от инсталирането на софтуера за управление на продажбите в търговския обект подават информация по електронен път с квалифициран електронен подпис по реда на Данъчно-осигурителния процесуален кодекс чрез електронна услуга в Портала за е-услуги на НАП, достъпен на интернет страницата на НАП, съгласно приложение № 32.